Teknik Servis Programı: Nedir, Nasıl Seçilir?

Teknik servis programı nedir?

Teknik servis programı (servis yönetim yazılımı), kombi, klima, beyaz eşya, elektronik, bilgisayar, asansör, jeneratör veya endüstriyel ekipman servisi veren bir firmanın günlük akışını dijitalleştirir. Müşteri aradığında bir servis talebi açılır, talep iş emrine dönüşür ve bir teknisyeneatanır; teknisyen sahada veya atölyede işi yapar, servis raporunu doldurur ve müşteriden imza alır; kullanılan parça stoktan düşer, ödeme kasaya işlenir ve yapılan işcihazın servis geçmişine eklenir.

Modern programlar buna müşteriyle iletişimi (takip bağlantısı, teklif onayı, bakım hatırlatması), bakım sözleşmelerini ve yönetici raporlarını ekler. Teknisyo’nun hedefi de bu: teknik servis firmalarının Excel, WhatsApp, telefon ve kâğıt formlarla yürüttüğü operasyonu tek sistemde toplamak.

Excel, WhatsApp ve kâğıt form neden yetmez?

• Talepler kaybolur. Telefonla gelen talep bir kâğıda, WhatsApp’tan geleni bir sohbete, e-postadan geleni gelen kutusuna düşer. Hangisinin planlandığını kimse tam bilmez.
• Teknisyen planı görünmez. Sabah gruba atılan adres listesi gün içinde değişir; kimin nerede olduğu ve hangi işin yetişmeyeceği ancak telefonla öğrenilir.
• Cihaz geçmişi bulunmaz. “Bu kombiye geçen yıl ne yapılmıştı?” sorusunun cevabı eski form koçanlarında kalır.
• Servis formu ofise geç gelir. Sahada doldurulan kâğıt form kaybolur, okunmaz veya fatura kesilene kadar çantada bekler.
• Bakım tarihleri kaçar. Periyodik bakımı gelen müşteriyi aramak takvime not düşmeye bağlıdır; sözleşme yenilemeleri unutulur.
• Alacak takibi tahmine kalır. Tamamlanan ama ödemesi alınmayan işler Excel satırlarında unutulur.

Ayrıntılı analiz için: WhatsApp’tan servis yönetiminin sorunları.

Olması gereken 10 modül

1. Servis talebi: farklı kanallardan gelen talebin müşteri ve cihaz bilgisiyle tek ekranda kaydı.
2. İş emri ve durum akışı: hizmet şekli, kapsam, öncelik, teknisyen; Talep Alındı’dan Kapatıldı’ya net durumlar ve servis panosu.
3. Teknisyen planlama: haftalık takvim, teknisyenin telefonunda iş listesi, varış ve bitiş saati.
4. Cihaz kartı: marka, model, seri no, kurulum ve garanti tarihi, konum, bakım aralığı ve servis geçmişi.
5. Teklif ve müşteri onayı: işçilik kataloğu, parça, iskonto ve KDV; müşterinin kayıt altına giren onayı.
6. Dijital servis raporu: kontrol listesi, fotoğraf, müşteri imzası ve PDF.
7. Parça ve stok: stok kartı, otomatik düşüm ve iade, kritik stok, tedarikçi hesabı.
8. Tahsilat ve cari: kısmi ödeme, açık alacak, cari ekstre, gider ve kasa.
9. Bakım sözleşmesi ve hatırlatma: periyodik ziyaretler, garanti bitişleri, yenilemeler.
10. Raporlar ve roller: tahsilat, kâr, teknisyen performansı ve hakedişi; rol bazlı yetki.

Teknisyo bu on modülün tamamını ücretsiz katmanda sunar; ayrıntılar için özellikler sayfasına bakın.

Yerinde servis, atölye ve uzaktan destek

Teknik servislerin işi üç farklı biçimde yürür ve iyi bir program üçünü de aynı kayıt yapısıyla yönetmelidir:

• Yerinde servis: teknisyen adrese gider. Servis adresi, planlanan ziyaret saati, varış-bitiş kaydı ve sahada imzalı rapor kritik önemdedir. Ayrıntılar: saha servis yönetimi.
• Atölyeye getirilen cihaz: cihaz kabul formu, teslim alınan aksesuarlar, fiziksel durum notu, teklif onayı ve “Parça Bekliyor” takibi öne çıkar.
• Uzaktan destek: telefon veya uzak bağlantıyla çözülen işler de kayda girmeli; aksi halde yapılan emek ve tekrarlayan sorunlar görünmez kalır.

Bulut mu, masaüstü mü?

Bulut (SaaS) programlar tarayıcıdan çalışır; kurulum, yedekleme ve güncelleme sağlayıcıdadır. Ofiste bilgisayardan, sahada teknisyenin telefonundan aynı veriye ulaşılır. Masaüstü programlar internetsiz çalışabilir ama sahadaki teknisyenle veri paylaşımı zordur; bilgisayar arızalandığında veri kaybı riski ve yedekleme yükü size kalır. Teknisyenin telefondan iş listesini görmesi, rapor doldurması ve müşteriye bağlantı gönderilmesi pratikte bulut gerektirir. Kapsamlı kıyas için karşılaştırma rehberine bakın.

Seçerken sorulacak 10 soru

1. Deneme süresi bitince ne ödeyeceğim? Kullanıcı veya teknisyen başına ücret var mı?
2. SMS, e-Fatura ve ek modüller ayrıca ücretli mi?
3. Teknisyenler telefondan kendi iş listesini görebiliyor, rapor doldurup imza alabiliyor mu?
4. Teknisyenin fiyat ve kasa görmesi kısıtlanabiliyor mu?
5. Servis kaydı cihaza bağlanıyor mu, seri no ile arama yapılabiliyor mu?
6. Müşteriye teklif ve durum bilgisi nasıl gidiyor, onay kayda giriyor mu?
7. Parça iş emrine eklenince stoktan düşüyor, reddedilince geri dönüyor mu?
8. Periyodik bakım, garanti bitişi ve sözleşme yenilemesi hatırlatılıyor mu?
9. Excel’deki müşteri ve cihaz listemi aktarabilir, verilerimi dışarı alabilir miyim?
10. Destek hangi kanaldan, ne kadar hızlı?

1.000 aktif cihaz ücretsiz: nasıl çalışır?

Teknisyo’nun fiyat modeli tek bir ölçüte dayanır: aktif cihaz sayısı. Son 12 ayda kaydı açılan veya güncellenen, servis kaydı ya da randevusu olan cihazlar sayılır; arşivdeki eski kayıtlar sayılmaz.1.000 aktif cihaza kadar tüm özellikler süresiz ücretsizdir, kredi kartı istenmez, teknisyen sayısı sınırlanmaz. Eşik aşıldığında hiçbir şey kilitlenmez; uyarı gösterilir ve 21 gün süre tanınır. Ayrıntılar:fiyatlandırma.

Geçiş: ilk iki hafta planı

1. 1. gün: hesabı açın, işçilik kataloğuna en sık yaptığınız 15–20 işi fiyatlarıyla girin, teknisyenleri rolleriyle davet edin.
2. 2. gün: Excel’deki müşteri ve cihaz listenizi CSV ile aktarın; emin değilseniz aktarımı geri alabileceğinizi unutmayın.
3. 1. hafta: yeni gelen her talebi sistemden açın; teknisyenler raporu telefondan doldursun.
4. 2. hafta: en çok kullandığınız parçaların stok kartını açın, bakım sözleşmelerini tanımlayın, açık alacakları girin.

Excel’den geçişin ayrıntıları: Excel’den servis programına geçiş rehberi.