Periyodik Bakım Sözleşmesi Nasıl Hazırlanır? Kapsam, Ziyaret Aralığı, Fiyat ve Yenileme

Teknik servis firmalarının gelirinin büyük kısmı tek seferlik onarımlardan gelir ve bu gelir mevsime, havaya, şansa bağlıdır. Periyodik bakım sözleşmeleri ise bu dalgalanmayı dengeler: belirli cihazların belirli aralıklarla bakımı için yapılan anlaşma, firmaya öngörülebilir bir gelir, müşteriye de öngörülebilir bir maliyet ve daha az arıza sağlar.

Kimlerle bakım sözleşmesi yapılır?

• Site ve apartman yönetimleri: asansör, jeneratör, hidrofor, merkezi ısıtma.
• İşletmeler ve ofisler: klimalar, yazıcılar, güvenlik sistemleri.
• Fabrikalar ve tesisler: endüstriyel makineler, kompresörler, su arıtma.
• Bireysel müşteriler: kombi ve klima yıllık bakım paketleri.

Sözleşmede mutlaka olması gereken 8 madde

1. Taraflar ve süre

Müşterinin unvanı, vergi bilgisi, yetkili kişi; sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi.

2. Kapsanan cihazlar

Her cihaz ayrı satırda: tür, marka, model, seri numarası ve konumu (ör. “B Blok asansör”, “3. kat toplantı odası klima”). Seri no ile listelemek, sözleşmeye hangi cihazın dahil olduğu konusundaki tartışmaları bitirir.

3. Ziyaret aralığı

Aylık, üç aylık, altı aylık veya yıllık. Yıllık ziyaret sayısını açıkça yazın.

4. Bakımın içeriği

Her ziyarette yapılacak kontroller ve işlemler. Cihaz türüne göre bir kontrol listesi eklemek en net yoldur.

5. Ücret ve ödeme koşulları

Yıllık veya aylık bedel, ödeme vadesi, fiyat güncelleme koşulu.

6. Arıza çağrıları ve müdahale süresi

Sözleşme süresince gelen arıza çağrılarına ne kadar sürede müdahale edileceği; arıza ziyaretlerinin bedele dahil olup olmadığı.

7. Hariç tutulan işler

Parça bedelleri, kullanım hatasından kaynaklanan arızalar, mesai dışı çağrılar gibi kapsam dışı kalemler. En çok tartışma çıkan madde budur; açık yazın.

8. Yenileme ve fesih

Sözleşmenin otomatik yenilenip yenilenmeyeceği, fesih bildirim süresi.

Hazır bir metin için periyodik bakım sözleşmesi şablonumuzu inceleyebilirsiniz. Şablonu hukuk danışmanınıza gözden geçirtmeyi unutmayın.

Fiyatlandırma: nereden başlamalı?

Bakım sözleşmesinin fiyatını belirlerken şu kalemleri toplayın:

• Ziyaret başına ortalama süre × teknisyen saat maliyeti,
• Yol süresi ve ulaşım gideri,
• Her ziyarette kullanılan sarf malzeme (filtre, temizlik malzemesi),
• Sözleşmeye dahil ettiyseniz arıza ziyaretleri için bir pay,
• Yönetim ve raporlama emeği.

Bu toplamı yıllık ziyaret sayısıyla çarpın; ardından müşteriye sağladığınız avantajları (öncelikli müdahale, parçada iskonto) ekleyin. Sözleşmeli müşteriye parça ve kapsam dışı işçilikte iskonto vermek, sözleşmeyi cazip kılan yaygın bir yöntemdir.

Sözleşmeyi takip etmek: asıl zorluk

Sözleşme imzalamak işin kolay kısmıdır. Zor olan, yıl boyunca hiçbir ziyaretin kaçmaması ve yenileme tarihinin hatırlanmasıdır. Excel’de tutulan sözleşme listeleri genellikle şu sorunları yaşar:

• Hangi ziyaretin yapıldığı, hangisinin kaldığı belirsizleşir.
• Ziyaret raporları ayrı dosyalarda, sözleşmeyle ilişkilendirilmeden tutulur.
• Yenileme tarihi geçer, müşteri başka firmaya gider.

Teknisyo’da her müşteri için bir bakım sözleşmesi kaydı açılır: başlangıç-bitiş tarihi, ziyaret aralığı, ücret ve kapsanan cihazlar. Sözleşme kartında sonraki ziyaret tarihi görünür; ziyaret zamanı geldiğinde sözleşmeden tek tıkla servis kaydı açılır ve kapsam otomatik olarak “Bakım sözleşmesi” gelir. Ziyareti veya yenilemesi yaklaşan sözleşmeler hatırlatma listesinde çıkar; müşteriye tek tıkla WhatsApp mesajı gönderilir.

Her ziyaret bir satış fırsatıdır

Periyodik ziyaretlerde teknisyen kontrol listesini doldururken “Takip edilmeli” veya “Acil” bulgular çıkabilir. Bu bulgular servis raporunda fotoğraflarla yer aldığında, kapsam dışı onarım teklifi müşteriye kanıtıyla sunulur. Sözleşmeli müşteri, güvendiği firmaya ek iş vermeye daha yatkındır.

Garantisi biten cihazlar: hazır müşteri listesi

Bireysel müşterilerde en doğal sözleşme fırsatı, cihazın üretici garantisinin bittiği andır. Garanti bitiş tarihlerini cihaz kartında tutarsanız, garantisi biten cihazların listesi size hazır bir hedef kitle verir. Ayrıntılar: teknik serviste garanti takibi.

Özet

İyi yazılmış bir bakım sözleşmesi; kapsanan cihazları seri numarasıyla, ziyaret aralığını, ücreti, müdahale süresini ve hariç tutulan işleri açıkça tanımlar. Sözleşmenin değeri ise yıl boyunca disiplinle takip edilmesinden gelir: zamanında yapılan ziyaretler, imzalı raporlar ve vaktinde hatırlatılan bir yenileme.